Почему собственник весь день занят, а бизнес не двигается

Одна из самых больших проблем предпринимателей — тотальный расфокус. И главное отвлечение обычно лежит в кармане: телефон звонит, вибрирует, шлёт сообщения, сыплет чатами.

И предприниматель превращается в телефониста. Пересылает сообщения, отвечает на звонки — но не управляет бизнесом.

«Я пожарный?»

Много лет назад мы играли в теннис с моим партнёром, и у него разрывался телефон. Он не брал трубку, хотя накануне у него родился ребёнок.

Мне стало тревожно. Я думал: наверное, надо взять, может, звонит жена, может, что-то случилось. Но он не отвечал. Я не выдержал и спросил почему.

Его ответ стал для меня уроком. Он спросил: я пожарный? Говорю — очевидно, нет. Я полицейский? Нет. Я доктор? Нет. Тогда почему я должен брать трубку?

Я попытался возразить: но у тебя же маленький ребёнок. Он ответил: если пожар — пусть звонят в пожарную. Если кому-то плохо — пусть звонят доктору. Если проблемы с безопасностью — пусть звонят в полицию. Я ничем помочь не могу.

И это была сущая правда. Он находился в часе езды от дома. Всё, что он реально мог сделать в тот момент, — продолжать играть в теннис. Все вопросы, которые могли возникнуть, вполне решались без него. Так и произошло.

Заложник собственных процессов

Я проводил встречу с одним человеком, и мы договорились, что он не будет отвлекаться: мне нужно было всё его внимание. Примерно на середине встречи он взял телефон и начал что-то делать.

Я просто спросил, что он делает. Оказалось, что он пересылает сообщения из банка, чтобы его сотрудники могли зайти в систему и провести платежи.

С точки зрения безопасности всё выстроено правильно. Но с точки зрения внимания человек постоянно отвлекается — точнее, его постоянно отвлекают.

Если быть в этих процессах действительно необходимо, есть простой выход: фиксированное время. Например, платежи в десять утра и в четыре.

Тогда человек перестаёт дёргаться хаотично и не становится куклой в руках кукловода. Это превращается в конкретную задачу, которую выполняют в определённое время. Всё остальное время свободно.

Предприниматель должен управлять бизнесом, а не пересылать сообщения.

Вы справочное бюро или руководитель?

Если вам приходится что-то повторять дважды — на эту тему должна быть простая инструкция. Потому что если вы повторили это дважды, скорее всего, повторите ещё десятки раз.

Посмотрите, как это выглядит с новыми сотрудниками. Приходит человек — вы рассказываете, как правильно действовать, какие в компании правила, вкладываете время и внимание. Потом он увольняется. Приходит следующий — и всё сначала.

Вместо бесконечного повторения нужны две вещи: правила, описанные понятными инструкциями, и простая система обучения с проверкой.

Новый сотрудник получает доступ к обучению, проходит его сам, отвечает на вопросы. Вы или кадровик только проверяете ответы. Если человек не справился даже с обучением — как он будет работать?

• Дополнительный фильтр: система сразу отсеивает тех, кто не подходит.
• Ваше время: вы перестаёте повторять одно и то же десятки раз.
• Проверка для тех, кто уже работает: если человек перестал соблюдать правила, он проходит обучение заново.

Принцип стометровки

Один предприниматель должен был выполнить задачу, о которой мы договорились. Когда я спросил, как дела, он ответил: не успел, потому что меня постоянно отвлекали.

Я предложил ему представить, что он бежит стометровку. Когда вы бежите сто метров, вы не отвечаете на звонки, не пересылаете сообщения, не читаете чаты и не проверяете почту. Вы просто бежите.

Значит: выбрали задачу, сделали её не отвлекаясь, закрыли цикл, вернули себе внимание. И только потом переключились на звонки и чаты. Дальше — следующая стометровка.

Других способов доводить дела до конца не существует. Всё остальное — распылять силы и оставлять кучу незакрытых циклов, на каждом из которых зависает внимание.

С чего начать

1. Неделю отмечайте, кто и с чем вас дёргает. Не все задачи — именно прерывания.
2. Возьмите один источник, который дёргает чаще всего.
3. Определите, что это: вопрос без вас не решается, регулярная мелочь или повторяющееся объяснение.
4. Закройте его подходящим способом: отказом отвечать, фиксированным временем или инструкцией.
5. Через неделю возьмите следующий источник. Один за раз, а не реформа всего дня.