Система обучения сотрудников своими руками

Многие думают, что при ошибочном найме или плохом обучении новичка самое плохое, что может случиться, — это отсутствие пользы от сотрудника.

Но это не совсем так. Потому что сотрудник может начать приносить вред:

• будет делать работу неправильно;
• неправильно общаться с клиентами;
• неправильно взаимодействовать в коллективе;
• неправильно обращаться с имуществом компании;
• или просто бездействовать там, где нужно было действовать активно.

Поэтому после правильно настроенного найма продуктивного человека ещё нужно обучить правилам работы именно в вашей компании, именно в вашем коллективе, именно с вашей спецификой.

На какие вопросы это отвечает

• Как обучать новичков, чтобы они как можно скорее начали приносить пользу?
• Как обучать уже работающих коллег?
• Как хранить накопленные знания, чтобы они не терялись?
• Как убедиться, что каждый понял то, чему вы его учили?
• Что делать, если уйдёт руководитель, у которого уникальные знания и которого некем заменить?

Для этого существуют системы обучения персонала — по-английски их сокращают до LMS. Это не свалка файлов, а организованная система, в которой вы руководите процессом. Собрать такую систему можно своими руками и бесплатно.

Три шага

1. Понять, чему именно вы будете учить. То есть нужны инструкции, регламенты, видеоматериалы.
2. Убедиться, что тот, кто учится, хотя бы понял изученное. Для этого под каждый пункт обучения разрабатывают аттестацию. Практическое применение вы увидите уже в работе.
3. Упаковать всё в структуру. Разбить обучение по дням, по блокам, по курсам. Ответить на все возможные вопросы, которые возникают у стажёра.

С чего начинать

Скажите сотрудникам, что вы создаёте базу знаний. Систематизируете её, дополняете и будете добиваться, чтобы люди её знали и ею пользовались. Она будет состоять из документов и видео. Что-то сделаете вы, что-то сами сотрудники — но вы под этим поставите свою подпись. Попросите у них помощи.

Дальше — каждый раз, когда видите какую-то нерациональность в бизнесе, пишите на эту тему инструкцию или регламент. Я вёл отдельный список в задачнике, куда записывал всё, что в компании происходит неправильно.

Ещё один приём: поручите руководителю каждого отдела две недели вести план дня — то есть показывать, чем он занимается каждые пятнадцать минут. Это нужно, чтобы понять, на какую деятельность инструкции уже есть, а на какую ещё нет.

После этого смотрите, какие действия повторяются чаще всего, и просите руководителя подразделения написать по ним инструкции — как делать правильно по каждой задаче. Далее по каждой инструкции просите составить аттестационные вопросы.

Что из этого выходит

Постепенно вся деятельность компании становится описанной. Вы больше не боитесь, что с уходом ключевого сотрудника всё рухнет: у вас есть полностью описанный алгоритм работы каждого, по шагам, и обучение с проверочными вопросами.

Остаётся упаковать это в структуру — собственно, сделать сайт для обучения. Мы сделали его на бесплатном конструкторе от Google: он собирается как обычный документ, специальных знаний не нужно.

• Приняли новичков — высылаете им приглашения в электронный класс на вводный курс.
• Просели продажи — отправляете менеджеров перепройти обучение по продажам.
• Люди в разных городах — обучаете всех, не выходя из офиса.

Результат: стажёры очень быстро начинают приносить пользу, руководитель не тратит много драгоценного времени на обучение, а существующие сотрудники имеют базу знаний.

Самое интересное, что эту систему обучения почти полностью построил не я. Я только внёс коррективы. Всё это создано руками правильно нанятых продуктивных людей — нашими HR-менеджерами.