Система навчання співробітників своїми руками

Багато хто думає, що при помилковому наймі або поганому навчанні новачка найгірше, що може статися, — це відсутність користі від співробітника.

Але це не зовсім так. Бо співробітник може почати приносити шкоду:

• робитиме роботу неправильно;
• неправильно спілкуватиметься з клієнтами;
• неправильно взаємодіятиме в колективі;
• неправильно поводитиметься з майном компанії;
• або просто бездіятиме там, де треба було діяти активно.

Тому після правильно налаштованого найму продуктивну людину ще треба навчити правилам роботи саме у вашій компанії, саме у вашому колективі, саме з вашою специфікою.

На які питання це відповідає

• Як навчати новачків, щоб вони якнайшвидше почали приносити користь?
• Як навчати вже наявних колег?
• Як зберігати накопичені знання, щоб вони не губилися?
• Як пересвідчитися, що кожен зрозумів те, чого ви його вчили?
• Що робити, якщо піде керівник, який має унікальні знання і якого нікому замінити?

Для цього існують системи навчання персоналу — англійською їх скорочують до LMS. Це не звалище файлів, а організована система, у якій ви керуєте процесом. Зібрати таку систему можна своїми руками й безкоштовно.

Три кроки

1. Зрозуміти, чого саме ви будете вчити. Тобто потрібні інструкції, регламенти, відеоматеріали.
2. Пересвідчитися, що той, хто вчиться, хоча б зрозумів вивчене. Для цього під кожен пункт навчання розробляють атестацію. Практичне застосування ви побачите вже в роботі.
3. Спакувати все у структуру. Розбити навчання по днях, по блоках, по курсах. Відповісти на всі можливі питання, які виникають у стажера.

З чого починати

Скажіть співробітникам, що ви створюєте базу знань. Систематизуєте її, доповнюєте й домагатиметеся, щоб люди її знали й нею користувалися. Вона складатиметься з документів і відео. Щось зробите ви, щось самі співробітники — але ви під цим поставите свій підпис. Попросіть у них допомоги.

Далі — щоразу, коли бачите якусь нераціональність у бізнесі, пишіть на цю тему інструкцію або регламент. Я вів окремий список у задачнику, куди записував усе, що в компанії відбувається неправильно.

Ще один прийом: доручіть керівникові кожного відділу два тижні вести план дня — тобто показувати, чим він займається кожні п'ятнадцять хвилин. Це потрібно, щоб зрозуміти, на яку діяльність інструкції вже є, а на яку ще немає.

Після цього дивитеся, які дії повторюються найчастіше, і просите керівника підрозділу написати по них інструкції — як робити правильно по кожній задачі. Далі по кожній інструкції просите скласти атестаційні питання.

Що з цього виходить

Поступово вся діяльність компанії стає описаною. Ви більше не боїтеся, що зі звільненням ключового співробітника все розсиплеться: у вас є повністю описаний алгоритм роботи кожного, по кроках, і навчання з перевірними питаннями.

Залишається спакувати це у структуру — власне, зробити сайт для навчання. Ми зробили його на безкоштовному конструкторі від Google: він збирається як звичайний документ, спеціальних знань не потрібно.

• Прийняли новачків — надсилаєте їм запрошення в електронний клас на вступний курс.
• Просіли продажі — відправляєте менеджерів перепройти навчання з продажів.
• Люди в різних містах — навчаєте всіх, не виходячи з офісу.

Результат: стажери дуже швидко починають приносити користь, керівник не витрачає багато дорогоцінного часу на навчання, а наявні співробітники мають базу знань.

Найцікавіше, що цю систему навчання майже повністю збудував не я. Я тільки вніс корективи. Усе це створено руками правильно найнятих продуктивних людей — нашими HR-менеджерами.